メール断捨離!「受信トレイ」の中身をカラっぽにしたらなんかすっきりした
メーラーはGmailを使用しています。@hirocuekiです。
Gmailは、無料で使えるくせに、容量が10GB以上もあって、自動メール振り分け機能や、ラベル機能、そしてなんといっても強力なメール検索機能がウリです。
で、いままで、Gmailに溜まっていくメールは「あとで検索できるんだし、基本ほったらかし」というスタンスでした。
でも、この記事をみて「インボックス・ゼロ」の状態にしてみたい!という気持ちがふつふつと湧いてきたので、やってみることにしました。
ちなみに、整理する前の受信トレイは2800通もの未読メールがありました。
ゴールを設定する
目標なく走り始めるのは危険。てことで、
以下の2つをゴールとして設定。
- 受信トレイを空にする
- ラベルを必要な物だけに整理する
1.受信トレイを空にする
1-1.あとで読み返すものだけラベルをつけて自動振り分け
はじめのうちは、なんでもかんでもラベル分けしてました。
それでは左側のリストがごちゃごちゃしていたので、ラベルは「よく見るメールだけ」というルールで再設定しました。
1-2.ラベルを付けたものは「受信トレイをスキップ」にしておく
受信トレイを常にスッキリさせておくため、基本、ラベルを付けたメールは「受信トレイをスキップ」に設定しました。
1-3.整理不要なメールはすべて「アーカイブ」する
何年もかけて蓄積されていた「受信トレイ」
いちいち振り分けしてると、日が暮れるので、重要そうなメールも、不要なメールもすべてまとめて「アーカイブ」しました。
メールのアーカイブ アーカイブしたメールは受信トレイから [すべてのメール] に移動されるため、メールを削除しなくても受信トレイ内を整理することができます。ゴミ箱に捨てるのではなく保管キャビネットに移動して安全に保管するのに似ています。メールは消したくないけど、受信トレイはキレイにしたい、今の私の要望にぴったりな機能。これをつかいまくりました。
2.ラベルを整理する
2-1.ほんとうに必要なもの以外は思い切って削除する
ラベルは便利な機能ですが、増えすぎると不便を通り越して、カオスな状態になるので、1つルールを設けて整理するとよさげ。私は「あとで見たい」と思えるメールだけラベルに分けることにしています。
2-2.ラベルをグループ化させたいときは、「サブラベル」として設定する
「SNS」ラベルの下に「facebook」「Twitter」など。
サブラベルが増えすぎても、つかいづらくなりそうなので、作りすぎ厳禁かな。
2-3.ラベルの先頭に「00.」という2桁のナンバリングを重要度順に付けておく
ラベルの順序は自動的に並び替えられてしまうので、「00.」のようにナンバリングをしていくことで、任意の順番で並べることができます。
2-4.ラベルの表示設定をすべて「未読の場合は表示」にする
初期設定では「表示」になっていて、未読がなくても常にリストに表示されます。
何度も見返すラベルの場合は、「表示」が便利なんですが、私の場合、未読がある時だけ表示されてほしかったので、すべて「未読の場合は表示」にしてみました。
設定画面はこんな感じになる
ラベルは上のような感じになりました。
過去のメールがどっさり溜まっていたので、アーカイブ機能がすごく使えました。
Gmail使いはじめ直後ぶりに、受信トレイが空に。
「インボックス・ゼロ」の状態はかなり気持ちいい。これからもキープしていこう!